Erfolgreich Kommunizieren mit dem Pyramidenprinzip
Zunehmend komplexere Zusammenhänge erfordern im Geschäftsleben nicht nur eine effektive, sondern vor allem auch eine effiziente Form der Kommunikation. „Jetzt kommen Sie doch endlich einmal zum Punkt!“ ist eine Botschaft, die sicherlich niemand gerne von seinem Vorgesetzten zurückgespiegelt bekommt. Die oftmals knapp bemessene Zeit bedingt die Notwendigkeit, nicht nur die richtigen Inhalte zu kommunizieren, sondern dies auch auf die richtige, empfängergerechte Art und Weise zu tun.
Einen zielführenden Ansatz zur effektiven und effizienten Kommunikation stellt das „Pyramidenprinzip“ dar. Im Gegensatz zum traditionellen akademischen Ansatz, bei dem die wichtigste Information erst am Ende preisgegeben wird, stellt das es die „Kernbotschaft“ an den Anfang des Kommunikationsprozesses. Der Empfänger der Botschaft erhält so bereits zu Beginn einen Ausblick auf die nachfolgenden Inhalte, wodurch er in die Lage versetzt wird, sich diese besser zu merken und sie in den Gesamtzusammenhang einzuordnen. Zudem besteht auf diese Weise nicht die Gefahr, dass sich Mitteilender oder Empfänger in einzelnen Details zu verlieren.
Aufbau und Funktion der pyramidalen Argumentationsstruktur
Die Bezeichnung „Pyramidenprinzip“ resultiert aus der Argumentationsstruktur, in der eine Botschaft jeweils durch mindestens zwei untergeordnete Aussagen gestützt wird, was dazu führt, dass sich die Gesamtheit von Aussagen von oben nach unten in Form einer Pyramide auffächert. Die Kernbotschaft steht dabei stets an der Spitze der pyramidalen Argumentationsstruktur und wird durch die nachfolgenden Inhalte sowohl deduktiv (vom Allgemeinen zum Besonderen) als auch induktiv (vom Besonderen zum Allgemeinen) bestätigt. Dies bedeutet, dass die gedankliche Pyramide sowohl von unten (induktiv) als auch von oben (deduktiv) konstruiert werden kann – kommuniziert wird sie jedoch stets von oben nach unten, beginnend mit der Kernbotschaft und der „Key Line“, der ersten Argumentationsebene. Alle Aussagen, die innerhalb der pyramidalen Struktur getroffen werden, stellen somit eine Zusammenfassung bzw. Verdichtung derjenigen Botschaften dar, die darunter angeordnet sind.
Bei der Konstruktion der Pyramide ist es entscheidend, ein geeignetes Sortierkriterium für die Inhalte auf der jeweils nächsten Ebene zu finden. Für die Kategorisierung, die stets anhand sogenannter „W-Fragen“ erfolgt, stehen dabei zwei Möglichkeiten der Pyramidenstruktur zur Verfügung: Die Logische Gruppe und die Logische Kette.
Funktionsweise der Logischen Gruppe
Als Sortierkriterium der Logischen Gruppe können alle denkbaren „W-Fragen“ (Was?, Wer?, Warum?, Wo?, Wie?) dienen. Als Antwort darauf sind auf der nächsttieferen Ebene innerhalb der Pyramide beispielsweise Gründe, Prozessschritte, Vorteile oder auch Maßnahmen denkbar, die die Kernbotschaft bzw. die übergeordnete Aussage stützen. Zu beachten ist hierbei die Gleichartigkeit der Aussagen, was bedeutet, dass auf einer Ebene jeweils auch nur eine W-Frage gestellt werden darf. Darüber hinaus müssen alle Aussagen einer Ebene dem sogenannten „MECE“-Prinzip (Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive) genügen, d. h. sie müssen einerseits überschneidungsfrei sein und andererseits gemeinsam ausreichen, um die übergeordnete Aussage vollständig zu beschreiben. Abbildung 1 auf der rechten Seite stellt ein Beispiel für eine Logische Gruppe dar.
Funktionsweise der Logischen Kette
Als Sortierkriterium der Logischen Kette kann lediglich die Frage nach dem „Warum?“ verwendet werden. Dies liegt in der besonderen Struktur der Logischen Kette begründet, die auf dem Dreischritt Situation – Kommentar – Lösung basiert. Eine neutrale Beschreibung der jeweiligen Situation (Schritt 1) wird durch einen wertenden Kommentar ergänzt (Schritt 2). Die Kombination aus beiden führt in einem folgernden Schritt zur Lösung des Problems (Schritt 3), die unmittelbar in die Kernbotschaft mündet, i. d. R. aber eine detailliertere Version dieser darstellt. Die Struktur der Logischen Kette wird durch Abbildung 2 auf der rechten Seite illustriert. Hier ist zu beachten, dass die Argumente der Kette nicht „MECE“ sein müssen, was darin begründet liegt, dass sie aufeinander aufbauen und ein Schritt den anderen voraussetzt. Aufgrund dessen birgt die Kette jedoch die Gefahr, dass bei einem Fehler in den ersten beiden Schritten die gesamte Argumentationskette zusammenbricht. Da die einzelnen Äste der Logischen Gruppe überschneidungsfrei sind, besteht diese Gefahr dort nicht.
Das Pyramidenprinzip in der praktischen Anwendung
Während sich die Logische Gruppe tendenziell eher zum Informieren, also zur Vermittlung von Zahlen, Daten und Fakten, eignet, ist die Logische Kette aufgrund ihrer besonderen Struktur das Mittel der Wahl, wenn es darum geht, einen Gesprächspartner zu überzeugen. Insbesondere die kommentierende Aussage erleichtert es dem Zuhörer, die Wahl der vorgeschlagenen Lösungsalternative nachzuvollziehen. Neben E-Mail-Kommunikation und dem Verfassen von Berichten und Memos ist das Pyramiden-prinzip im Business-Kontext daher auch ein beliebtes Instrument zur Strukturierung überzeugender Präsentationen. Die „Key Line“ dient dabei i. d. R. als grobe Agenda, deren einzelne Punkte durch die Äste unter der ersten Argumentationsebene weiter unterfüttert werden können. Bei der Kommunikation der Pyramidenstruktur ist folgendes Vorgehen, das sich auf jeder Argumentationsebene wiederholt, empfehlenswert: 1. Nennung der Kernbotschaft bzw. der übergeordneten Aussage, 2. Vorstellung der „Key Line“ bzw. der jeweils nächsttieferen Ebene, 3. Einstieg in die erste Aussage der zuvor überblicksartig vorgestellten Ebene. Nach Erläuterung des letzten stützenden Argumentes sollte zum Schluss nochmals die Kernbotschaft genannt werden, um den Gedankengang für die Zuhörer verständlich zu Ende zu führen und zum Nachdenken bzw. Handeln anzuregen.
